Portal tworzy kreatywna agencja marketingowa:

Archiwizowanie dokumentów w firmie

Leszek Siemiński | Przestrzeń dla biznesu

Prowadzenie firmy to nie tylko działania prowadzące do maksymalizacji zysków. To również postępowanie zgodne z obowiązującym prawem. Nie każdy ma świadomość, że bardzo istotna jest firmowa dokumentacja zarówno aktualna i archiwalna, sprzed lat. Co z nią zrobić? Wiele osób odpowie wprost - to co nie jest już potrzebne, po prostu wyrzucić. Błąd.

 

Dokumentacja firmowa, to szereg dokumentów, faktur, umów oraz innych istotnych pism. Dokumenty, w których pojawiają się ważne informacje, dane osobowe oraz inne szczególnie wrażliwe dane. Takie dokumenty wymagają odpowiedniego archiwizowania. Przedsiębiorcy są do tego zobowiązani, dlatego nie można bagatelizować tych obowiązków. Właściwe archiwizowanie dokumentów, to możliwość łatwego odnalezienia ich wtedy, gdy będą potrzebne lub wtedy, gdy zwróci się o ich wydanie ten, kto jest do tego uprawniony. Oczywiście nie w każdej firmie istnieją możliwości archiwizowania wielu dokumentów, jednak są firmy, które usługi archiwizowania świadczą. Warto z tego skorzystać. 

Oprócz dokumentów, które wymagają archiwizowania, w każdej firmie pojawiają się szereg dokumentów, które po pewnym czasie istnienia przestają mieć znaczenie, nie oznacza to jednak, że można je po prostu wyrzucić, i w tych dokumentach mogą bowiem istnieć dane, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. W wielu sytuacjach, konieczny jest proces niszczenia dokumentów. Trzeba wiedzieć, jak go przeprowadzić, mieć odpowiednie urządzenia, lub po prostu zlecić taką pracę firmie, która się tym zajmuje.

Prowadzenie firmy to również właściwe traktowanie firmowej dokumentacji. Porządkowanie dokumentów to nie wszystko, konieczne jest odpowiednie ich archiwizowanie lub niszczenie. Takie same zasady dotyczą nośników danych. W przypadku nośników danych, sprzętu elektronicznego, również konieczne jest właściwe działanie - zgodne z prawem niszczenie lub odpowiednia utylizacja, oczywiście potwierdzona dokumentami. Przestrzegając tych zasad, można mieć pewność, że nikt nie będzie mógł zarzucić nam niewłaściwego działania, zagubienia dokumentów, które zgodnie z prawem powinny być zarchiwizowane, czy też innych uchybień. Warto więc postępować z dokumentami we właściwy sposób i unikać problemów z dokumentacją.

Dodaj nowy komentarz

Zawartość pola nie będzie udostępniana publicznie.
  • Znaki końca linii i akapitu dodawane są automatycznie.
  • Use to create page breaks.

Więcej informacji na temat formatowania

CAPTCHA
Przepisz cyfry i litery z obrazka. Stanowi to zabezpieczenie przed spamem. Jeśli znaki są nieczytelne, kliknij ikonę odświeżenia obrazka (dwie strzałki nad ikoną głośnika).