Babcia – najlepszy doradca przedsiębiorcy

Małe firmy dzielą się na dwa rodzaje: te które zawsze mają towar (a więc i pieniądze) i te które towar mają tylko czasami (a więc niedługo czasami też mają pieniądze). Być może za sukcesem tych sklepów z towarem stoją babcie, którym przyszli przedsiębiorcy pomagali pakować do słoików grzyby, truskawki, ogórki i wiśnie.

W ten właśnie sposób przyszli przedsiębiorcy uczyli się, że zapasy są bardzo ważne: bo bardzo przyjemnie jest w mroźny dzień otworzyć aromatyczny słoik z truskawkowym kompotem lub przepysznymi grzybkami marynowanymi, ale gdy kompocik się kończy, to jest smutno. A kończy się, bo wnuczkom nie chciało się pomagać.

Podobna zasada obowiązuje w zarządzaniu zapasami firmowymi: jeśli nie chce się zamówić wcześniej towarów do sprzedaży lub zapasów surowców, to gdy będą potrzebne (np. na jakieś duże zamówienie) przedsiębiorca obejdzie się smakiem.

Zarządzanie zapasami to nieustanny konflikt między dwoma dążeniami: z jednej strony trzeba mieć sporo zapasów żeby obsłużyć klientów, z drugiej strony utrzymanie zapasów kosztuje niemało. Znalezienie słodkiego punktu równowagi pozwala firmie sprawnie działać przy możliwie niskich kosztach.

Znalezienie potrzebnej ilości zapasów wymaga niewielkiej znajomości swojej firmy oraz wykonania kilku prostych działań arytmetycznych.

Przede wszystkim należy określić dla danego produktu lub surowca wyrażone w jednostkach (sztukach, kilogramach, litrach itp.) oraz w kosztach magazynowania (pieniądze):
• zapas bieżący – który firma zużywa w toku normalnej produkcji w danym okresie,
• zapas w drodze – który został już zamówiony, ale jeszcze z różnych przyczyn nie dotarł (szczególnie ważne, jeśli firma korzysta z kilku dostawców tego samego produktu lub surowca),
• zapas bezpieczeństwa – zapobiegający przestojom w produkcji lub opóźnieniom w realizacji zamówień, jest to zapas wystarczający na normalne funkcjonowanie w średnim okresie realizacji zamówienia u dostawcy,
• zapas promocyjny – utrzymywany w czasie promocji marketingowej i zbierany przed terminem promocji (w okresie promocji wyczerpywanie się zapasu przekracza normalny poziom zamówień u dostawców),
• zapas martwy – zapas niesprzedany w danym okresie między kolejnymi zamówieniami.

W efekcie będziesz dysponować liczbami gotowymi do wpisania w formularz zamówień w zależności od pory roku, miesiąca, a nawet tygodnia.

Następnie należy przeprowadzić klasyfikację zapasów. Istnieją dwie główne metody, które często stosuje się równocześnie.

Metoda ABC polega na przyporządkowaniu zapasów do trzech grup według względnego znaczenia lub wartości zapasów tworzących daną grupę. Zapasy o największej wartości tworzą grupę A, o mniejszej wartości kolejno grupy B i C.

Metoda XYZ polega na podziale zapasów na trzy grupy z uwzględnieniem systematycznego popytu na towary. W grupie X znajdują się zapasy wydawane w dużych ilościach, w grupie Y znajdują się zapasy o mniejszym popycie, w grupie Z występują zapasy wolno rotujące.

Po połączeniu obu metod powstaje sześć grup zapasów produktów i surowców: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Największą uwagę do bieżącego poziomu zapasów należy wiązać z grupami AX (szybko zbywalne o dużej wartości), AY (średnio rotujące o dużej wartości), BX (szybko rotujące o średniej wartości) i BY (średnio rotujące o średniej wartości). Pozostałymi produktami można zajmować się znacznie rzadziej – nawet jeśli się skończą, nie oznacza to wielkiej straty pieniężnej.

Jeśli sprzedaż produktów lub zapotrzebowanie na surowce jest w miarę regularne przez cały rok, koszty obsługi zamówień są stałe, a zapasy w magazynie zachowują swoją przydatność w analizowanym okresie, to można sobie ułatwić proces zamawiania: zamawiając liczbę produktów równą Ekonomicznej Wielkości Zamówienia (EWZ).

Wzór na EWZ jest następujący:
EWZ = pierwiastek kwadratowy ze wzoru (2 x R x S x C / J)
gdzie:
R – liczba jednostek towaru sprzedawanych w jednym roku, S – koszt zamówienia, J – roczny koszt utrzymywania zapasów (wyrażony w % wartości towaru), C – koszt jednostki towaru.

Ważnym narzędziem sterowania zapasami jest również metoda stałego cyklu zamawiania (ROC, Re-Order Cycle). Zasadą jej stosowania jest uzupełnianie zapasu w stałych i regularnych odstępach przy przyjęciu założenia, że wielkość zamówienia zależy od wielkości dostępnego za¬pasu w firmie. Okres między kolejnymi przeglądami zapasów i zamówieniami jest stały. Oblicza się go w następujący sposób:
P = EWZ x 365 / D
gdzie: P – odstęp między kolejnymi zamówieniami, D – zużycie roczne.

Trzeba podkreślić, że wielkość zamówienia obliczamy, odejmując od wcześniej określonego maksymalnego poziomu zapasów zarówno wielkość bieżącego zapasu, jak i zapas w drodze.

Metoda ROC jako narzędzie strategicznego sterowania zapasów jest prosta w stosowaniu, gdyż można w niej łączyć zamówienia na różne towary. Co więcej, istnieje możliwość planowania dostaw łączonych z wykorzystaniem ładowności pojazdów.

Więcej ciekawych informacji o logistyce w poręcznej formie znajdziesz w książce „Kompendium wiedzy o logistyce” Elżbiety Gołembskiej (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2010). Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.

Książka jest dostępna w tradycyjnych księgarniach oraz na stronie http://ksiegarnia.pwn.pl/produkt/70603/kompendium-wiedzy-o-logistyce-wydanie-iv.html.