Wyzwania dla project managera

Każdy projekt wymaga poświęcenia czasu, uwagi. Kierownik projektu musi dopilnować wiele istotnych aspektów, by przedsięwzięcie miało szanse powodzenia. Zarządzanie projektami jest niezwykle ciekawą dziedziną, ale wymaga też od samego project managera sprostania niejednokrotnie wielu wysokim oczekiwaniom. Projekt (czy duży, czy też o małym zakresie) “rzuca” także przed kierownikiem projektu wiele wyzwań. Jakie to są i jak sobie z nimi radzić? Proszę, oto kilka podpowiedzi.

1. Nierealne terminy do osiągnięcia

Wielu kierowników projektu może mieć problemy z osiągnięciem sukcesu podczas realizacji przedsięwzięcia, gdy terminy są niemożliwe do uzyskania. Dla projektów, które nie mają aż takich ograniczeń czasowych, jest kilka sposobów, by odpowiednio zarządzać planem. Po pierwsze, by uniknąć stresu powstałego z niedotrzymania terminów realizacji projektu należy kreatywnie planować, komunikować się ze wszystkimi osobami “nadrzędnymi” (klient, sponsor projektu). Następnie powinno się określić, które cele z terminami bardzo krótkimi należy osiągnąć najpierw.

2. Zmiany w zakresie projektu

Podobno w każdym projekcie jest tak, że zmiana jakakolwiek jest nieuchronna. Jednak to, co nie jest nieuchronne może być niekontrolowaną zmianą. Kierownik projektu powinien w takim razie analizować sprawy związane z realizacją przedsięwzięcia, obserwować, a jeśli jakieś zmiany nastąpią, powinien poinformować o tym klienta. Nie da się eliminować modyfikacji w projekcie, ale za to można sprawić, by sponsor/klient zrozumiał, jak te zmiany mogą wpłynąć na plan projektu, budżet, zakres i jakość.

3. Błędy w zarządzaniu ryzykiem

Wiele planów projektu ma ujęte także ryzyko, ale nie ma przyszłych analiz, planowania zdarzeń. Oczywiście może być też tak, iż zagrożenie będzie zdefiniowane, uczestnicy projektu będą próbować określić możliwość i wpływ zdarzenia na każde ryzyko. Mogą wtedy unikać ryzyka poprzez alternatywne analizy, redukcję wpływu wraz z “uśmierzeniem” strategii.

4. Niewystarczające umiejętności zespołu projektowego

Tutaj – po pierwsze – nie należy winić pracownika, który prawdopodobnie stara się, by wszystko robić jak należy. Mogła zajść pomyłka i taki uczestnik mógł nie odbyć właściwego szkolenia. Po drugie, należy określić dokładnie jakie zdolności są potrzebne do realizacji takiego a nie innego zadania.

5. Brak zaangażowania ze strony klienta/sponsora

Należy tak rozplanować czas, by zarezerwować także termin na spotkania z klientem czy sponsorem projektu. Wszystkie zmiany, postępy prac powinno się mu zawsze przedstawiać.

6. Wizja i cele projektu są źle zdefiniowane

Zwykle jest tak, że cele nie są wystarczająco dobrze określone. Brak w nich “jasności”. W wielu przypadkach wystarcza wtedy, by zorientować się co takiego jest niezrozumiałe wśród uczestników projektu.

7. Nieefektywna komunikacja

Częstym problemem podczas realizacji projektu jest niewłaściwa wymiana informacji lub jej brak. Praca nad projektem to przede wszystkim wspólna, zespołowa praca. Dlatego tak istotne jest zapewnienie odpowiedniego poziomu komunikacji.

Autor: Patrycja Dyl, www.goprojekt.pl