Jak uniknąć chaosu i stresu podczas przeprowadzki firmy?

Do przeprowadzki biura trzeba się dobrze przygotować i zaplanować ją krok po kroku. Przenoszenie pojedynczych kartonów do nowego miejsca może spowodować większy chaos, niż kiedy przeprowadzkę zrobimy sprawnie w kilka dni. Jak uniknąć bałaganu i stresu przy przeprowadzce firmy.

Plan przeprowadzki firmy

Podstawa bezstresowej i szybkiej przeprowadzki firmy to dobry plan. Zanim zarządzisz pakowanie dokumentów, akcesoriów biurowych i rozkręcanie mebli, zaplanuj każde działanie i przypisz do niego osobę odpowiedzialną za zarządzanie poszczególnymi etapami przeprowadzki. Koordynator powinien dostać dokładne instrukcje, co należy spakować i przenieść, a jakie sprzęty zostawić i które dokumenty zarchiwizować. Pracownik wyznaczony do kierowania przeprowadzką powinien skompletować zespół pomocników lub wyznaczyć konkretne zadania każdemu zatrudnionemu.

Jeśli obawiasz się zbyt dużego zamieszania w firmie i nie chcesz, żeby Twoi pracownicy przerywali wykonywanie swoich codziennych zadań, zatrudnij profesjonalną firmę do przeprowadzek. Dla niej też przygotuj konkretny plan i wyznacz osobę, która będzie nadzorowała wszystkie prace firmy przeprowadzkowej.

Organizacja przestrzeni biurowej i czasu pracy

W trakcie zmiany lokalizacji organizacja pracy w biurze zostaje zaburzona. Pracownicy przenoszą się z jednego pokoju do drugiego, podczas gdy inni pakują kartony. Podczas przeprowadzki firmy warto wyznaczyć godziny, w których pakuje się rzeczy. Jeśli robi to firma przeprowadzkowa, najlepiej żeby wszystkie prace wykonywała poza godzinami pracy biura. Dzięki temu pracownicy będą mogli wykonywać swoje codzienne zadania (choć w nieco mniej komfortowych warunkach), obsługiwać i przyjmować klientów.
Firma przeprowadzkowa z doświadczeniem, która posiada wszystkie niezbędne akcesoria do przeprowadzek oraz transport, jest w stanie w ciągu kilku dni zakończyć całą przeprowadzkę. W tym czasie Twoi pracownicy mogą wykonywać część pracy zdalnie i nadal efektywnie wypełniać swoje obowiązki.

Uporządkowanie dokumentów

Podczas przeprowadzki firm często zapomina się o właściwym uporządkowaniu dokumentów. Starszą dokumentację, niekoniecznie potrzebną w nowym biurze, wkłada się do tych samych segregatorów, co nową, gromadząc faktury i przedawnione umowy. Żeby chaos w biurowych dokumentach był jak najmniejszy, wyznacz osobę odpowiedzialną za ich uporządkowanie. A potem przekaż firmie zajmującej się przeprowadzką archiwizację dokumentacji w zewnętrznym magazynie.

Przeprowadzki firm zawsze wymagają dokładnego planu i dobrej organizacji czasu i przestrzeni. Pracownicy muszą wiedzieć, jakie zadania będą mogli wykonywać podczas przenosin, a co będzie utrudnione. Tylko w taki sposób uda Ci się zapanować nad chaosem i stresem przeprowadzkowym.