Niszczenie dokumentów w firmie - najważniejsze informacje

Niszczenie akt, zawierających dane osobowe, to istotny etap zarządzania firmową dokumentacją. Chociaż takie zbiory są już przedsiębiorstwu nieprzydatne, nadal mogą sprawić sporo kłopotów, jeśli nie zatroszczymy się o to, by utylizacja przebiegła w bezpiecznych warunkach. Konsekwencje zaniedbań to problemy z prawem i straty wizerunkowe. Dziś podpowiadamy, jak uniknąć tych problemów.

Niszczenie dokumentów w firmie - czy RODO ma tu zastosowanie?

Dokumentacja przeznaczona do niszczenia to kopalnia tajnych informacji. O tego typu danych mówi m.in. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jego treść dotyczy zarówno firm, jak i indywidualnych konsumentów. Ale czy niszczenie dokumentów można uznać za przetwarzanie informacji? Kwestię tę porusza artykuł 4, punkt 2 RODO:

„Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie".

Zapisy RODO, dotyczące niszczenia dokumentów - co oznaczają w praktyce?

Takie potraktowanie tematu przez RODO nakłada na przedsiębiorcę ważny obowiązek: musi zatroszczyć się o to, by niszczenie dokumentów było zrealizowane w bezpiecznych warunkach. Liczy się także efekt utylizacji - akta papierowe lub inne nośniki danych należy unicestwić w taki sposób, by nie dało się z nich odzyskać informacji. Stosowanie niszczarek biurowych może okazać się więc niewystarczające, co potwierdzają głośne afery, mówiące o odzyskaniu danych ze ścinków.

Co więc powinien zrobić przedsiębiorca?

Zdecydowanie prostsze zadanie mają osoby zarządzające niewielką ilością dokumentacji. W tym przypadku dużo łatwiej bowiem upewnić się, że akta zostały przetworzone w sposób, uniemożliwiający odzyskanie informacji. Sprawa komplikuje się w przypadku nieco większych przedsiębiorstw. Firmy tego typu przetwarzają ogromne ilości danych, a utylizacja często ma charakter masowy. Takie niszczenie dokumentów muszą zaplanować m.in.:

1. szpitale;
2. biura rachunkowe;
3. kancelarie prawne;
4. sądy;
5. inne firmy.

Przepisy nie nakładają jednak obowiązku samodzielnej utylizacji akt, tak więc całkowicie zgodne z prawem jest skorzystanie z pomocy zewnętrznych, profesjonalnych podmiotów.

Jak wybrać firmę, która wykona za nas niszczenie dokumentów?

Zdecydowanie najważniejszą sprawą pozostaje bezpieczeństwo. Dopiero w drugiej kolejności powinniśmy skupić się na naszej wygodzie. Na szczęście dzięki profesjonalistom, oferującym niszczenie dokumentów, możemy cieszyć się i najwyższą ochroną danych, i komfortem, wynikającym z przekazania problematycznego obowiązku na zewnątrz.

Jak zweryfikować sprawę bezpieczeństwa? Warto dokładnie zapoznać się z tym, co dokładnie oferuje firma. Tacy usługodawcy jak Rhenus Data Office Polska działają zgodnie z ISO 21964, utylizują akta w instalacjach, które uniemożliwiają odzyskanie informacji, a następnie wystawiają swoim klientom fakturę i certyfikat. Jeśli chodzi natomiast o wygodę, to osoby, wybierające takie niszczenie dokumentów mają szansę oszczędzić czas. Wszystko za sprawą wygodnego systemu bezpiecznych pojemników, pozwalających na składowanie akt przeznaczonych do utylizacji, sprawną wymianę kontenerów i bezpieczny transport.