Od segregatora do utylizacji – pełna ścieżka niszczenia dokumentów

Zarządzanie dokumentacją to proces, który nie kończy się w momencie ich zarchiwizowania. Każdy dokument — od momentu powstania, aż po jego zniszczenie i utylizację — musi być objęty odpowiednimi procedurami. Poznaj pełną ścieżkę niszczenia dokumentów, aby wiedzieć, jak odpowiednio nią zarządzać w Twojej firmie. 

Kontrola przed zniszczeniem 

To pierwszy, niezbędny krok, który należy wykonać. Każde dokumenty, zawierające dane osobowe, objęte są obowiązującym czasem ich przechowywania. Bezpieczne niszczenie dokumentów rozpoczyna się więc od sprawdzenia ustawowo wymaganego czasu przechowywania każdego z nich. Inny czas jest bowiem wymagany dla faktur księgowych, a inny, dla dokumentów kadrowych. 

Aby ułatwić sobie proces kontroli, warto wprowadzić przejrzyste zasady archiwizacji. Prawidłowe opisywanie teczek pozwala sklasyfikować dokumenty, które po określonym czasie mogą zostać poddane procesowi niszczenia i utylizacji. Niszczenie dokumentacji Kłodzko można zlecić zewnętrznej firmie, która pomoże przygotować dokumenty do niszczenia. To samo dotyczy podmiotów działających na terenie Leszna lub w jego okolicach. Tam również coraz większą popularnością cieszy się usługa niszczenie dokumentów Leszno. 

Jak wygląda procedura niszczenia dokumentów? 

Bez względu jednak na to, czy chcesz przeprowadzić brakowanie dokumentów w Lesznie, czy brakowanie dokumentów w Kłodzku. Każdy przedsiębiorca boryka się z tym samym problemem. Brak wiedzy, brak czasu i brak specjalistycznego sprzętu, aby przeprowadzić proces samodzielnie. 

Jest na to jednak rozwiązanie. Niszczenie dokumentów niezawierających danych osobowych, możesz przeprowadzić samodzielnie. Do niszczenia notatek ze spotkań lub szkiców wystarczy zwykła biurowa niszczarka. 

Niszczenie wszystkich pozostałych dokumentów możesz natomiast zlecić zewnętrznemu usługodawcy. Jak odbywa się takie niszczenie? 

• W siedzibie Twojej firmy — zewnętrzni specjaliści niszczą dokumenty w specjalnym samochodzie, wyposażonym w wysokiej jakości urządzenia. Rozwiązanie to jest szczególnie polecane podmiotom, których dokumenty nie mogą opuszczać siedziby firmy. 
• W siedzibie zleceniobiorcy — w takim przypadku bezpieczne niszczenie dokumentów poprzedzone jest ich transportem w zabezpieczonych pojemnikach za pomocą specjalnego pojazdu wyposażonego w system śledzenia GPS.

Brakowanie akt można do pewnego stopnia przeprowadzić na własną rękę, ale coraz więcej firm korzysta z usług outsourcingowych. W ten sposób zapewniają sobie dostęp do najnowocześniejszego sprzętu, wiedzy i doświadczenia specjalistów. 

Szacuje się, że korzystanie z usług zewnętrznej firmy może przynieść oszczędność nawet na poziomie 30%. Jak to możliwe? Nie musisz mieć specjalistycznego sprzętu, nie musisz go konserwować i aktualizować (warto zaznaczyć, że w przypadku niszczenia danych na nośnikach cyfrowych jest to tym bardziej kłopotliwe). Nie musisz też zapewniać odpowiedniej przestrzeni do przeprowadzenia procesu niszczenia i utylizacji, a także szkolić pod tym kątem pracowników. 

Wyzwania w zakresie prawidłowego niszczenia dokumentów 

Samo niszczenie dokumentów oraz ich utylizacja wieńczy co prawda cykl życia dokumentów, nie jest jednak kropką nad i w przypadku obowiązujących Cię zasad. W świetle przepisów prawa, w razie kontroli, masz bowiem obowiązek wykazać, że dokumenty faktycznie zostały zniszczone. 

Decydując się na skorzystanie z oferty firmy zewnętrznej, masz gwarancję otrzymania odpowiedniego certyfikatu potwierdzającego przeprowadzenie takiego procesu. Dodatkowo niektóre firmy, takie, jak oferujące usługi niszczenie dokumentów Ostrów Wielkopolski są w stanie dostarczyć nagranie wideo z przebiegu niszczenia. 

Jak więc widzisz, proces brakowania i utylizacji dokumentów, jest bardzo wymagający. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma dopełnia wszystkich wymagań w tym zakresie — rozważ oddelegowanie niszczenia dokumentów zewnętrznej firmie, a zaoszczędzony czas przeznacz na rozwój swojego biznesu.