JESHOOTS.com via Pexels
Jedną z najczęściej słyszanych odpowiedzi od ludzi jest „Nie mam czasu”. Odpowiedź ta pada przy niemal każdym rodzaju pytania, zarówno od znajomych, jak i obcych osób.
Kiedyś, swego czasu pracując w WWF’ie (World Wide Fund for living planet) miałem za zadanie zatrzymywać i edukować ludzi na tematy związane z ochroną przyrody. 95% osób które starałem się zatrzymać, mówiła „nie mam czasu”. Odpowiedź taką spotykamy też, próbując namówić kogoś znajomego aby przeczytał ciekawą książkę, poszedł na kurs czy szkolenie, mogące poprawić jakość jego życia…
Dr Norman Vincent Pierce powiedział kiedyś: „Jedyną osobą która nie ma czasu, jest ta, dwa metry pod ziemią.” Każdy ma 24 godziny i ani więcej czy mniej. Jak to więc jest, że niektórzy ludzie są w stanie robić więcej rzeczy i mieć na wszystko czas, podczas gdy innym ledwie wystarcza go na codzienną pracę? Jak to jest, że pewne osoby potrafią prowadzić kilka biznesów, udzielać się charytatywnie, prowadzić rodzinę, spotykać ze znajomymi i robić tysiące innych rzeczy?
Oczywiście, nie dysponują magiczną różdżką która zatrzymuje czas, ani nie stosują bilokacji, aby znaleźć się w dwóch miejscach na raz (no chyba że niektórzy, ale to rzadkie przypadki i nie udowodnione naukowo… 😉
Okazuje się, że wszystko zależy od sprawnego zarządzania sobą w czasie. Tak, sobą w czasie a nie zarządzania czasem. Czasem nie da się zarządzać, jednak poczuciem jego upływu i efektywnym wykorzystaniem, jak najbardziej.
Wielu ludzi nie zdaje sobie sprawy, jak wiele czasu marnują na co dzień, nawet o tym nie wiedząc. Poniżej opisałem 10 czynności, które warto wyeliminować lub zmienić.
1. Robienie zbyt wielu rzeczy na raz. Ponad ambicję, ponad swoje możliwości i zrozumienie wysiłku potrzebnego aby to wykonać. O wiele skuteczniejsze jest działanie nad jedną czynnością. Poświęć na nią 100% uwagi i dokończ, potem zabierz się za następne.
2. Brak dyscypliny. Pamiętaj, aby przed zabraniem się za przyjemności, najpierw wykonać swoją pracę. Przykładowo, siadając przed komputerem, zrób najpierw pracę jaką masz do wykonania a dopiero jak skończysz, sprawdź maile, odwiedź fora czy portale społecznościowe (jeśli już musisz to robić…).
3. Brak planowania. Zaplanuj swoją pracę. Zrób plan rzeczy, które masz jutro wykonać. Napisz to na kartce, określ godzinę i czas wykonania każdej czynności. Planując, inwestujesz kilka-kilkanaście minut, ale zyskujesz do kilku godzin… Przelicz to na lata!
4. Odkładanie na później. Trzymaj się zasady D.I.N. (Do It Now) – Zrób To Teraz. Cokolwiek masz zrobić, a nie zajmie Ci to więcej niż 15 min., zrób natychmiast. Przestań odkładać na jutro… bo jutro, jak niektórzy mawiają, to jedyny dzień który nigdy nie nadejdzie! Wyrzuć ze swojego słownika słówko: później…
5. Nie dokańczanie spraw. Pamiętaj, aby trzymać się kolejnej zasady – GTD (Gettnig Things Done), czyli kończenie każdej rozpoczętej sprawy/zadania. Jeśli będziesz zaczynał jakieś zadania, odkładając dokończenie na później, Twój umysł przyzwyczai się do tego i zrobi nawyk. Będzie tych rzeczy coraz więcej i więcej… Rosnące stosy papierów na biurku, zapchane konta mailowe… Dlatego wyrób sobie nawyk dokańczania każdej, rozpoczętej sprawy.
6. Robienie wszystkiego samemu. Niektórzy myślą, że jeśli sami czegoś nie zrobią, to nikt tego dobrze nie zrobi (sam tak kiedyś miałem…). Naucz się delegować sprawy, a zyskasz czas i pieniądze! Jak mówi jedna z zasad NLP, jeśli jedna osoba potrafi coś zrobić, każdy może to zrobić. Kwestia nabrania umiejętności (naucz kogoś lub znajdź taką osobę, która to potrafi i deleguj).
7. Zakłócanie czasu przez czynniki zewnętrzne. Chcąc efektywnie wykonać swoją pracę, pamiętaj o zamknięciu drzwi, wyłączeniu komórki, komunikatora czy programu pocztowego… One tylko czekają, aby Tobie przeszkodzić 😉
8. Brak organizacji przestrzeni. Zorganizuj swoje biurko, przestrzeń w której pracujesz czy komputer. Szukając w stercie papierów lub plików tego, którego akurat potrzebujesz, jest stratą czasu. Używaj segregatorów, koszulek, boksów i półek na dokumenty. Posegreguj je tematycznie lub/i chronologicznie. Usuwaj zbędne maile, pliki czy skróty w komputerze.
9. Brak priorytetyzowania czynności. Rób najpierw to, co najważniejsze. Zarządzanie czasem ma często mentalne znaczenie. Jeśli wykonasz rano dwa lub trzy najważniejsze zadania, często będziesz czuł, jakbyś lepiej kontrolował czas tego dnia.
10. Robienie rzeczy zbędnych. Zapytaj siebie, czy na pewno, to zadanie jest dla Ciebie ważne. Co zmieni jeśli je wykonasz, a co się stanie jeśli tego nie zrobisz? Może nie warto robić wszystkiego?
Pamiętaj też, o innych zjadaczach czasu, takich jak telewizja. Co osiągniesz, dzięki spędzeniu kilku godzin przed telewizorem? Czy jest to konieczne? Czy kolejny film lub dziennik zmieni Twoje życie na lepsze? A może warto poświęcić ten czas rodzinie, biznesowi lub samorozwojowi? Zastanów się nad tym…
Staraj się też wykorzystać czas, który spędzasz w podróży, lub podczas wykonywania rutynowych czynności. Może warto kupić audiobooka lub posłuchać jakiegoś wykładu podczas jazdy do pracy? Albo poczytać książkę w pociągu czy autobusie? Może jest to okazja, aby uczyć się języka obcego, na którego naukę nigdy nie miałeś czasu…? Policz, ile czasu tracisz, a ile możesz zyskać w ten sposób…
O autorze
wo, fantastyczne!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Istnieje metoda, którą można połączyć z powyższymi wskazówkami i wypraktykować odpowiednią organizację swoim czasem. Każdego dnia skupiajmy się na wyćwiczeniu jednego tematu. Na przykład: brak planowania. Cały dzień wykonajmy zgodnie z planem. Później: robienie rzeczy zbędnych. Przez pełną dobę róbmy tylko to, co rzeczywiście jest potrzebne. W końcu wyćwiczymy się powtarzając to w kółko, aż uda nam się zdobyć znacznie więcej czasu, niż wykorzystujemy dziś. Sądzę, że jeszcze możemy dopisać jeden punkt do listy: Rób to, co masz zrobić, wtedy, kiedy to masz zrobić, bez względu na to, czy Ci się to podoba, czy nie.