Karola G via Pexels
Wśród usług oferowanych właścicielom biur jednymi z najbardziej potrzebnych są te związane z archiwizacją dokumentów. Konieczność prawna albo po prostu zwykła zapobiegliwość każą nam przechowywać wiele dokumentów przez długie lata.
Wachlarz usług związanych z archiwizacją zaczyna się od zwykłego skanowania dokumentów czy projektów. To zawsze lepsze rozwiązanie niż tony papierowych kopii, ale poszukiwanie jakichkolwiek informacji tylko przy użyciu nazwy pliku jest kompletnie nieefektywne. Dlatego też firmy zajmujące się tego typu usługami oferują dodatkowo zbudowanie dość obszernych baz danych, które pozwolą wyszukiwać wśród dokumentów te potrzebne. Do zaprojektowania i wykonania bazy danych, wprowadzenia do niej informacji i dokumentów dochodzą usługi związane z jej obsługą i bieżącym uzupełnianiem. Baza danych może albo zawierać informacje dzięki którym szybko odnajdziemy nazwę i lokalizację naszego pliku, albo też pliki mogą być jej częścią. Niestety, oprogramowanie do odczytywania tekstu z zeskanowanych plików ciągle nie działa zbyt dobrze, szczególnie w przypadku pisma ręcznego.
Kolejną usługą, co do której należy zastanowić się, czy nie sensowniej zlecić ją zewnętrznej firmie jest przechowywanie dokumentacji. Zbudowanie całego systemu do przechowywania informacji cyfrowych wraz z kupnem odpowiedniej ilości sprzętu może okazać się bardzo drogie w porównaniu do zlecenia tego odpowiedniej firmie. Płyty CD czy DVD nie są szczególnie trwałym rozwiązaniem i w przypadku dokumentów, które mają przetrwać lata lepiej z nich nie korzystać. Pewnym rozwiązaniem jest po prostu wykupienie miejsca na zewnętrznym serwerze, ale należy zwrócić uwagę, że dostawcy takich usług często zastrzegają w umowach, że nie ponoszą odpowiedzialności w razie uszkodzenia czy wręcz zniknięcia przechowywanych na ich serwerach plikach. Do tego dochodzą również kwestie związane z bezpieczeństwem informacji i danych osobowych. W przypadku niektórych branży może być bardzo istotne, by dostęp do nich był odpowiednio chroniony i miało go jak najmniej osób.
Rynek usług związanych z archiwizacją, cyfryzacją i przechowywaniem dokumentacji jest coraz większy. Może okazać się, że skorzystanie z usług firmy specjalizującej się np. w skanowaniu i archiwizacji dokumentów będzie tańszym i pewniejszym rozwiązaniem niż chałupnicze tworzenie własnych archiwów.
—
Marta.M
Artykuł pochodzi z serwisu www.Artelis.pl
O autorze
Elektroniczna archiwizacja dokumentów daje niewyobrażalne oszczędności miejsca i czasu. Warto się nimi zainteresować.