Przedsiębiorca w szkole – kaizen

„Nawet największy głupiec jest w stanie zwiększyć wydajność pracy, jeżeli poświęci na to odpowiednią ilość środków. Prawdziwą sztuką jest zwiększenie efektywności bez dodatkowych inwestycji w nowe urządzenia i technologie” (Masaaki Imai, 2006). Na tym polega siła kaizen, interesującego podejścia w zarządzaniu. Kaizen oznacza ciągłe doskonalenie, które dotyczy każdego w organizacji: zarówno członków kierownictwa, jak i pracowników, i co ważne – pociąga za sobą relatywnie niskie koszty. Koncepcja kaizen zakłada, że jakość jest najważniejszym z triady celów: jakości, kosztów i dostawy. Nieważne są warunki cenowe (ich atrakcyjność) oraz warunek dostaw klientowi. Firma nie jest konkurencyjna, jeżeli produkt bądź usługa nie ma odpowiedniej jakości. Kadra zarządzająca jest zobowiązana do trzymania się zasady jakości na pierwszym miejscu i nieulegania pokusie pójścia na kompromis w zakresie cięcia kosztów czy warunków dostaw. Ostatecznie firma i tak staje się bardziej konkurencyjna pod względem kosztów przez eliminację zbędnych wydatków na poprawę błędów i/lub działania serwisowe. Kaizen to nie tylko koncepcja i metoda zarządzania – to raczej filozofia zarządzania, w której poszukiwanie wszelkiego rodzaju usprawnień i twórczych rozwiązań stanowi chleb codzienny zarządzania. Myślenie w kaizen jest zorientowane na proces oraz sposób zarządzania, a nie na ocenę ludzi przez pryzmat wyników jakie osiągają. Kaizen nastawia się na długofalowe działanie, u podstaw którego leży zdrowy rozsądek i dbałość o koszty wdrożenia. Dzięki swojej subtelności, przejawiającej się spokojem działań i doskonaleniem małymi krokami, jest podejściem mało ryzykownym dla kariery osób wdrażających, jednocześnie w długiej perspektywie niezwykle skutecznym i efektywnym. Aby ostatecznie zrealizować zlecenie klienta, należy wykonać kilka lub kilkanaście procesów. Każdy z nich ma swojego dostawcę (to może być inny proces lub konkretny pracownik) i klienta (inny proces lub pracownik). W zwykłych firmach większość pracowników w firmach ma do czynienia na co dzień przeważnie ze współpracownikami, którzy są traktowani jak współpracownicy (tzn. mogą przecież poczekać, niech sobie sami coś obliczą itp.). W firmach stosujących kaizen współpracownicy oraz kolejne procesy w łańcuchu obsługi klienta są na prawach klientów. Klientom nikt rozsądny nie każe czekać, dla klienta każdy stara się pracować jak potrafi najlepiej. Stąd też praca w firmie korzystającej z kaizen jest znacznie przyjemniejsza niż w firmie funkcjonującej w inny sposób. W kontekście zarządzania kaizen ma do spełnienia dwie główne funkcje: utrzymanie standardów i doskonalenie standardów. Utrzymanie standardów dotyczy zachowania dotychczasowego poziomu jakości, technologu, działań operacyjnych. Doskonalenie oznacza działania mające na celu podniesienie tych standardów. Jedną z przyczyn dziwnego traktowania (tak z przymrużeniem oka) w krajach zachodnich idei ciągłego doskonalenia jest orientacja kierownictw przedsiębiorstw zachodnich na wyniki. Wprowadzenie kosztownej i czasochłonnej lecz bardzo widocznej w mediach inwestycji (nawet jeśli jej efekt jest krótkotrwały) jest znacznie lepiej postrzegane niż wprowadzanie setki drobnych usprawnień. Japończycy z kolei są raczej zorientowani na procesy – dopiero przez nie na wyniki. Ponadto doceniają zyski przez oszczędności które widać natychmiast po realizacji, nie zaś zyski przez marżę które widać dopiero po sfinalizowaniu faktury sprzedaży. Podstawą działania w stylu kaizen jest procedura Planuj-Rób-Sprawdź-Działaj (skrótowiec angielski to PDCA). Etap „Planuj” obejmuje ustalenie celu poprawy i obmyślenie sposobu osiągnięcia tego celu. „Rób” oznacza wdrożenie tego planu. „Sprawdź” oznacza ocenę zarówno samego procesu wdrożenia, jak i uzyskanych efektów. W końcu „Działaj” oznacza wykonywanie i standaryzację nowych procedur w celu uniknięcia problemów leżących u podstaw cyklu doskonalenia. Cykl PDCA wymusza ciągłe doskonalenie, krytyczne spojrzenie na stan obecny i poszukiwanie nowych, wyższych standardów. Postępowanie według PDCA zapewnia ciągłość działań we wdrażaniu strategii utrzymania i doskonalenia standardów. Kaizen to sposób twórczego myślenia o zarządzaniu i przedsiębiorstwie. Nie jest to środek który można zastosować aby przedsiębiorstwo natychmiast wybawić z problemów. Jest to raczej środek do zapobiegania pojawianiu się większych problemów w przyszłości. Bieżące rozwiązywanie problemów mniejszych zapobiega nawarstwianiu się ich w ogromne słonie, z którymi niewiele da się zrobić. Praktyka wskazuje, że firmy które zdecydowały się korzystać z kaizen jako strategii nieustannych niewielkich usprawnień lepiej sobie radzą ze zmieniającym się otoczeniem i w rezultacie rzadziej potrzebują dużych, pilnych i kosztownych zmian. Więcej ciekawych informacji o skutecznych sposobach zarządzania m.in. Six Sigma, reengineeringu, benchmarkingu znajdziesz w książce „Koncepcje zarządzania” Małgorzaty Czerskiej i Agnieszki A. Szpitter (red. nauk.) (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010). Książka jest dostępna w tradycyjnych księgarniach oraz na stronie http://www.ksiegarnia.beck.pl/ekonomia-podreczniki/id5471,Koncepcje-zarzadzania.html.