Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Inwentaryzacja sama w sobie jest już procesem żmudnym i czasochłonnym. O ile jednak środki trwałe można w miarę łatwo scharakteryzować i uwzględnić w ewidencji, o tyle znacznie trudniej jest dokonać spisu składników trudno mierzalnych i niedostępnych.

Składniki trudno mierzalne w ewidencji

Zmierzyć, przeliczyć lub zważyć nie można np. składników majątku, które występują w dużych partiach. Mogą to być tak samo składniki w partiach sypkich (np. zboża) albo przestrzennych, jak również przechowywane w zwałach, zasobnikach bądź zbiornikach (np. węgiel, koks czy paliwo).

Jeśli z oczywistych przyczyn nie jest możliwe wykonanie technicznych obliczeń, wykorzystuje się tzw. szacunek.

Istotne są w nim matematyczne wzory na objętość bryły i dodatkowe informacje, które należy ustalić już we własnym zakresie, ale w zgodzie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi obmiarów jednostkowych ciężaru objętościowego. Szacunkową ilość uzyskuje się po uprzednim pomnożeniu objętości (liczonej w metrach sześciennych) przez ciężar właściwy danego składnika.

By usprawnić tworzenie spisu, najlepiej jest zawczasu przygotować wykaz ciężarów konkretnych składników trudno mierzalnych. Warto pamiętać, że gdy ciężar właściwy nie jest znany, można go w prosty sposób ustalić. Wystarczy trzy razy zważyć metr sześcienny danego materiału z różnych stron bryły, a z otrzymanych wyników wyliczyć średnią.

Przy takich szacunkowych obliczeniach trudno uniknąć błędu, ale można go zminimalizować. Przede wszystkim warto zadbać o to, by dane składniki zapasu uformować w bryłę, której objętość można łatwo wyliczyć. W obliczeniach warto też pamiętać o naturalnych właściwościach składnika, które także mogą mieć znaczny wpływ na otrzymany wynik. Z tego względu warto, by pomiary zawsze wykonywały doświadczone osoby. Wszystkie wykonywane obliczenia techniczne należy przechowywać jako załączniki do arkuszy spisowych.

Nawet jednak jeśli obliczenia zostaną starannie wykonane, nie sposób ustrzec się błędów. Właśnie dlatego koniecznie opracować trzeba dodatkowo procentowy wskaźnik różnic pomiędzy stanem ewidencji a stanem spisanym, który można uznać za nieistotny i, który nie będzie wymagał wprowadzania korekty do stanu ewidencyjnego aktywów. Decyzję o tym, czy wskaźnik mieści się w normie i czy konieczna jest korekta podjąć mogą przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wraz z głównym księgowym.

Składniki niedostępne w ewidencji

Niektóre składniki z przyczyn fizycznych określane są jako niedostępne. Są to m.in. elementy wysokościowe albo rurociągi. W ich przypadku można jednak zastosować inwentaryzację uproszczoną. W takich wypadkach składniki majątku spisać należy w przybliżeniu, a ich stan ilościowy określić na podstawie obliczeń szacunkowych lub technicznych. Ze stosowanych metod obliczeniowych wykorzystuje się zazwyczaj szacunek, ekspertyzy, porównanie albo próbę reprezentatywną. Podobnie jak w przypadku składników trudno mierzalnych, składniki niedostępne obliczyć mogą tylko osoby posiadające niezbędne do tego kwalifikacje i wyznaczone przez kierownika jednostki. Mogą to być tak samo pracownicy przedsiębiorstwa lub rzeczoznawcy.

Jakie składniki należy uwzględnić w spisie z natury?

W ewidencji uwzględnić należy materiały podstawowe, towary handlowe, półprodukty, braki, jak również odpadki. W spisie należy uwzględnić także składniki, które znajdują się poza jednostką (np. sprzęty i urządzenia użytkowane przez pracowników przedsiębiorstwa poza miejscem pracy). W przypadku gdy towary straciły swoją wartość użytkową, istnieje możliwość przyjęcia niższej ceny od ceny nabycia lub kupna.

Wpisów do arkuszy należy dokonywać od razu po ustaleniu stanu każdego składnika i wybrać dla niego takie jednostki miary, które można ująć w ewidencji ilościowej. Umożliwi to późniejsze rozliczenie inwentaryzacji oraz ustalenie różnic.
W razie popełnienia błędu, można go skorygować. Zapis należy skreślić w sposób czytelny, a następnie wpisać zapis prawidłowy, a zmiana powinna zostać opatrzona podpisem osoby odpowiedzialnej materialnie oraz kompetentnej osoby z zespołu spisowego. Poprawkę należy uwzględnić także w protokole opisowym.

Artykuł został przygotowany przez SmartMedia - inwentaryzacja spis z natury.