Biuro - tradycyjne czy w komputerze?

Jeden z najwyraźniejszych trendów dotyczących optymalizacji pracy i redukcji kosztów w firmie, to przenoszenie wszystkiego co się da do komputerów. Czy da się - i czy warto - całkowicie zrezygnować z artykułów biurowych - segregatorów, samoprzylepnych karteczek.
Najwięcej miejsca w większości biur zajmują papiery - od korespondencji z różnymi urzędami, faktur, rachunków przez projekty do wewnętrznej dokumentacji firmy. Znacznej części tych papierów nie możemy się pozbyć, bo ich przechowywania wymagają przepisy prawa. Dotyczy to na przykład różnego rodzaju dowodów księgowych za dany okres. Paragony i dowody kasowe muszą być przechowywane do momentu rozliczenia osób, którym towar sprzedaliśmy. Listy płac i inne dokumenty potrzebne do ustalenia rent i emerytur, należy przechowywać przez okres przyjęty w aktualnych przepisach emerytalno-rentowych, ale nie krócej niż przez pięć lat. ZUS wymaga przechowywania dokumentacji pracowniczej przez …. 50 lat. Od pewnego czasu ZUS pozwala na przechowywanie jej w wersji elektronicznej, jednak dokumenty muszą być wtedy opatrzone podpisem elektronicznym. Inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku - przez 5 lat. I tak dalej... wygląda na to, że nie ma mowy o rezygnacji z segregatorów. Pamiętajmy, że obliczanie okresów przechowywania dokumentów rozpoczyna się od początku roku następującego po roku, którego dane dokumenty dotyczą. W przypadku niektórych dokumentów przenoszenie ich do postaci cyfrowej może sprawiać problemy. Co z resztą biurowego zaopatrzenia? Na rynku dostępna jest ogromna ilość programów, które mają zastąpić używane przez nas organizery czy samoprzylepne karteczki przypominające o ważnych obowiązkach. Plusy tych rozwiązań, to łatwa możliwość przechowania kilku (nawet zsynchronizowanych) kopii w różnych miejscach, czy wspólnego organizera dla kilku osób. Możemy osobom z zewnątrz udostępnić dane o tym, kiedy mamy czas na spotkanie z nimi. Minusy są dość prozaiczne - organizer jest łatwiejszy do zabrania ze sobą, jeśli część naszych obowiązków wypełniamy poza biurem i bez komputera. Przewaga samoprzylepnych karteczek nad wyskakującym okienkami na pulpicie, to zaś fakt, że aby je przeczytać, nie trzeba włączać komputera. Jeśli nie korzystamy z komputera zawsze i wszędzie, może się okazać, że to pewniejsze rozwiązania. Czy moglibyśmy zrezygnować z używania kartek i zeszytów do robienia notatek? Owszem, większość biurowego oprogramowania pozwala na tworzenie nawet wymyślnych schematów i rysunków, których używamy myśląc w pracy, ale narysowanie ich ręcznie prawie zawsze jest szybsze. Każdy, kto ma własną firmę, wie, że nie ma szans na jej funkcjonowanie bez kopert, kleju, nożyczek i taśmy klejącej - przez przedsiębiorstwo przechodzi ogromna liczba korespondencji, a większość firm od czasu do czasu wysyła również zaproszenia, kartki i inne rzeczy wymagające odrobiny pracy manualnej. Życzenia przesłane pocztą tradycyjną ciągle (i słusznie) robią na klientach większe wrażenie niż te dołączone do maila. Wygląda więc na to, artykuły biurowe mają swoją przyszłość. Warto pamiętać o opcji zamówienia wszystkich potrzebnych przyborów przez internet. W przypadku dużych, firmowych zamówień mimo kosztów dostawy może się okazać, że oferowane przez biurowe sklepy internetowe ceny są niższe, niż te w tradycyjnych salonach.
---
Autorem artykułu jest Marta.M
Artykuł pochodzi z serwisu Publikuj.org.