Rozliczanie delegacji solą w oku dla większości firm w Polsce

Rozliczanie podróży służbowych jest jedną z czynności, która w firmach jest gdzieś na końcu w hierarchii ważności. Samo rozliczenie jest dla pracowników utrapieniem, szczególnie to ręczne, gdzie każdy błąd zmusza do wypisywania delegacji na nowo, a wbrew pozorom jej rozliczanie nie jest proste i łatwo popełnić błąd. Niektórzy próbują ratować się arkuszami kalkulacyjnymi, ale nie wszystko można nimi wyliczyć. Do tego w delegacjach zagranicznych dochodzą jeszcze kursy walut oraz różne stawki diet i limitów na noclegi.

Dla księgowości również jest to duże utrapienie z powodu błędów, oraz braku systematyczności w doręczaniu rozliczeń, co przekłada się na dużą ilość czasu, który muszą poświęcić księgowe na weryfikację rozliczenia. W efekcie na pieniądze, które powinny być pracownikowi zwrócone czy wypłacone szybko musi on czekać tygodniami, jeśli nie miesiącami. Bardzo często to księgowe dostają komplet rachunków i same muszą wszystko rozliczać, co zajmuje im większą część dnia.

Na pomoc przychodzą tutaj programy stacjonarne, czy też online mające na celu wyręczenie osoby rozliczającej we wszystkich rozliczeniach oraz zapewnić zgodność rozliczeń z obowiązującymi przepisami prawa. Niektóre dodatkowo pozwalają zarządzać procesem rozliczania delegacji, wprowadzając ścieżki akceptacji mające na celu kontrolę prawidłowości rozliczeń oraz przyspieszenie wypłaty pieniędzy dla rozliczanego pracownika, przykładem może tu być system Offigo z możliwością akceptacji dla każdego etapu rozliczania delegacji.

Rozgraniczyć należałoby programy stacjonarnie od tych dostępnych w modelu SaaS - online. Dostępność online niesie za sobą więcej korzyści, po pierwsze: brak instalacji oraz inwestycji w sprzęt spełniający konkretne wymagania, po drugie: możliwość pracy w każdym miejscu gdzie mamy dostęp do internetu i na każdym sprzęcie. Instalacja stacjonarna często ogranicza możliwość korzystania do jednego stanowiska, ewentualnie otoczenia sieciowego, stawia również wymagania przed danym sprzętem, dodatkowo dochodzi również serwisowanie. Dlatego obecnie większość firm poszukuje rozwiązań online, ponieważ mobilność jest obecnie wiodącym trendem, a program musi w maksymalnym stopniu wyręczać pracowników w całym procesie rozliczania i czuwać nad jego poprawnością. Większość dostępnych programów do rozliczania delegacji zarówno stacjonarnych, jaki online można za darmo przetestować, ponieważ dobór odpowiedniego programu do zarządzania delegacjami wyeliminuje wszystkie bolączki z tym związane.